學(xué)生的檔案資料是從一開始建檔便會(huì)伴隨終身的個(gè)人信息，而傳統(tǒng)的檔案資料都是紙質(zhì)的檔案資料，其存儲(chǔ)時(shí)間和查閱形式都會(huì)有很多的局限。
檔案數(shù)字化之后，在查閱學(xué)生檔案時(shí)無需再向從前一樣程序繁雜，需要經(jīng)過多重步驟才能找到對應(yīng)檔案，而檔案數(shù)字化之后，可直接從檔案系統(tǒng)中直接調(diào)取所需檔案亦或是以對應(yīng)的條碼迅速定位尋找等多種方式，將大大的提高工作效率。如此高效的工作方式，在國家大力支持的前提下，各大高校也在相繼進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。
在高校的學(xué)生檔案管理室中，工作人員僅需掃描條碼或二維碼便可即時(shí)查找檔案資料，而歷史遺留檔案也將不再雜亂堆放。檔案數(shù)字化之后就算紙質(zhì)檔案因?yàn)樽匀辉蚧蚱渌鼦l件保存不當(dāng)造成的遺失或損壞，也可以通過數(shù)字化檔案查找到對應(yīng)的檔案資料。
在傳統(tǒng)的檔案管理中，以前檔案檢索、查閱工作完全依賴人工，往往查找一份資料，檔案人員要在各個(gè)角落翻找，有時(shí)候查找一份檔案可能便需要花費(fèi)上大半天的時(shí)間。
當(dāng)然，檔案數(shù)字化給檔案工作管理帶來的不僅是工作效率的提高，也大大提高了檔案工作的準(zhǔn)確性以及安全儲(chǔ)存性。
據(jù)了解，全國目前已有部分高校學(xué)生、畢業(yè)生檔案實(shí)現(xiàn)了“數(shù)字化存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)管理”，讓大部分學(xué)生、畢業(yè)生也有了“活”的“身份證”。檔案數(shù)字化的開展也讓人才工作信息更加安全有效，查詢也更加便捷，為人才引進(jìn)、人盡其才提供更好保障與服務(wù)。